Manager en situation de crise

Chapô

La crise sanitaire affecte durablement des organisations et des équipes qui n’étaient majoritairement pas préparées à faire face aux situations inédites rencontrées : confinement, couvre-feux, réorganisation de l’activité, mise en place de protocole de sécurité, etc. Comment, dès lors, repenser les modalités de management et de collaboration pour s'adapter au nouvel environnement ? Et comment  agir dans un contexte caractérisé par l’incertitude ?

Corps

Chaque manager doit aujourd'hui composer avec l’impact de la crise sur le travail, et notamment prendre en compte les conséquences sur le service rendu au usagers ainsi que sur le moral et la santé des équipes. Repenser les modalités de management et de collaboration au quotidien devient donc nécessaire.

Pour faire face à cette situation inédite et retrouver un niveau d’efficacité satisfaisant, les encadrants doivent plus que jamais être au plus près du terrain et "manager le travail". C’est à dire, organiser l’activité et répartir la charge en fonction des contraintes et ressources de l’organisation, prendre compte des situations individuelles et soutenir les collectifs de travail, en tenant compte des incertitudes du moment.

Trois priorités s’imposent sur le registre du management dans la période actuelle :

Manager_crise

Repères pour l’action dans la période

Pour répondre à ces trois priorités, les managers et les collectifs de travail doivent aujourd’hui agir sur différents axes. Selon les contextes et l’impact de la crise sur l’activité et les conditions de travail, chaque manager, en concertation avec son équipe, devra intervenir plus ou moins fortement et simultanément sur les 5 registres d’action suivants :

1 - Concilier, dans la durée, les exigences de qualité de service et de préservation de la santé

Concilier

La mise en place de mesures pour préserver la santé des personnes conduit le management à :

  • Intégrer les enjeux de prévention des risques.
  • Coopérer avec les acteurs de la prévention (médecin du travail, Comité social, préventeurs ....)
  • Trouver, collectivement, des compromis entre objectifs de production et impératifs de prévention des risques professionnels

Outil | Fiche "concilier qualité de service et santé"

 

2 - Organiser le travail de l’équipe en fonction des contraintes du moment

OrganiserLe besoin de redimensionner l’activité selon les contraintes et besoins du moment conduit le management à :

  • Prioriser les activités et objectifs de travail.
  • Adapter fréquemment l’organisation du travail (télétravail, process, horaires de travail, mobilisation des compétences...)
  • Apprendre à manager à distance.
  • Anticiper les impacts potentiels sur les conditions de travail des salariés.

Outil | Fiche "Organiser le travail d'équipe"

 

3 - Soutenir le collectif et réguler la charge de travail de chacun

Aide

Le besoin de soutien (psychologique, technique, organisationnel) aux équipes est encore plus crucial pour faire face aux modes d’organisation dégradés et prévenir les RPS. Cela conduit le management à :

  • Ouvrir des espaces de discussion avec les équipes, leur apporter des ressources et donner du sens aux changements opérés pour faire face à la situation.
  • Ajuster et réguler la charge de travail des agents.
  • Trouver, collectivement, des réponses aux difficultés rencontrées.

Outil | Fiche "Soutenir le collectif et réguler la charge"

 

4 - Prendre en compte la diversité des situations personnelles tout en maintenant une dynamique collective

EcouteLa nécessité de prendre en compte la diversité des situations personnelles et les enjeux de maintien des dynamiques collectives dans des organisations de plus en plus protéiformes conduit le management à :

  • Être à l’écoute de ses collaborateurs et appréhender des sujets relatifs à la santé, aux situations de vie, aux attentes en matière d’équilibre des temps, de parcours, de reconnaissance, etc.
  • Faciliter les dynamiques collectives, créer les conditions favorables à l’engagement et aux coopérations.
  • Trouver, collectivement, des compromis entre intérêts individuels et intérêts collectifs.

Outil | Fiche "Prendre en compte la diversité des situations"

 

5 - Repenser les organisations et installer durablement de nouveaux modes de fonctionnement

InnovationPour faire face à des situations inédites, gagner en flexibilité et en réactivité, de nouveaux modes de fonctionnement et de régulation des collectifs de travail ont émergé (coopérations, entre – aides, prises d’initiatives, décentralisation des processus de décisions, nouvelles modalités de coordination...). Fort de ces constats, il s’agit de s’interroger sur les alternatives organisationnelles et managériales à envisager pour la suite. Cela conduit le management à :

  • Organiser un retour d’expériences pour tirer, collectivement, les enseignements de la période écoulée et envisager des évolutions de l’organisation du travail et des équipes.
  • Consolider et expérimenter les innovations reconnues comme créatrices de valeur.
  • Repositionner l’encadrement intermédiaire sur son rôle de régulation et de soutien à la réalisation du travail.

Outil | Fiche "Repenser les organisations"

 

Outil | Jeu de fiches complet "Repères pour agir" sur les 5 registres

 

Les périodes de turbulences et les incertitudes générées appellent les entreprises à s’adapter et à trouver collectivement, des modes de fonctionnement spécifiques à leurs contextes et activités. En complément de la capacité d’adaptation des organisations, la bonne gestion d’une crise, quelle qu’elle soit, passe aussi par une attention particulière quant aux capacités à :

  •   anticiper les risques inhérents à la crise et à disposer de procédures spécifiques,
  •   prendre des décisions rapidement au plus près du terrain,
  •   trouver collectivement des réponses à des problèmes inédits,
  •   communiquer de façon objective et rassurante,
  •   organiser des retours d’expériences pour apprendre des situations à risques.

 

Manager avec l’appui des acteurs internes et externes

La mise en œuvre des cinq registres d’actions évoqués sollicite fortement l’encadrement de proximité. Ce dernier doit donc pouvoir s’appuyer sur un ensemble d’acteurs ressources et bénéficier d’un environnement favorisant la prise en compte des enjeux de performance et de qualité de vie au travail dans un contexte incertain.

 

Manager_crise_schema

 

Cette dynamique, à construire, peut aider les structures publiques à mieux gérer la crise. Elle est l'occasion d'installer durablement des pratiques de management du travail et de nouveaux modes de coopération.

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