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ETAPE 4 : Pérennisation de la démarche

Etape 4
Pérennisation de la démarche

Les étapes précédentes ont permis aux acteurs d’identifier et d’analyser des problématiques QVT dans différents domaines. Puis de tester de nouveaux modes de fonctionnement. Mais l’expérimentation ne peut rester l’objectif de la démarche : il convient maintenant de la pérenniser et de la déployer le plus largement possible au sein de la structure.

Nettoyage

Cette étape de pérennisation est déterminante pour maintenir la dynamique engagée. C’est elle qui va permettre d’installer durablement la QVT dans le service, au sein de l’institution. L’enjeu est alors double :

  • Consolider et ancrer les principes et fondements d’une approche QVT (dialogue social et professionnel, expérimentation/évaluation, pilotage concerté…) ;
  • Poursuivre la mise en place de solutions permettant d’améliorer la qualité et l’efficacité du service rendu, ainsi que les conditions de travail des agents.

Il faut ainsi « transformer l’essai » en consolidant les actions et mécanismes déjà mobilisés en amont. Cela passe par plusieurs sous-étapes : tirer les enseignements du ou des chantiers « pilotes », construire un plan d’action annuel et partagé, consolider les espaces de discussion et définir les modalités de suivi des améliorations en cours.

Tirer les enseignements du ou des chantiers pilotes

Ce premier bilan des réalisations et des résultats obtenus va permettre de se projeter sur la suite de la démarche QVT. Le bilan doit être fait en identifiant les moyens, actions et pratiques existants.

a.    Le dispositif QVT de la structure :

Les moyens et pratiques de cadrage d’une démarche QVT sont-elles présentes ?  

  • Instance de pilotage
  • Accord ou charte QVT
  • Partage et formalisation des enjeux QVT
  • Articulation avec les autres démarches (Qualité, Lean…)
  • ...

Les acteurs ont-ils déployés des modalités de veille et de diagnostic ?

  • Groupes de travail / Espaces de discussion sur le travail
  • Utilisation des outils / méthodes d’état des lieux de la QVT
  • Suivi d’indicateurs QVT
  • ...

Y a-t-il des actions de développement des ressources QVT ?

  • Formation des managers, des IRP
  • Espaces de discussion sur le travail
  •  …

b.    Les actions, c’est-à-dire les solutions organisationnelles expérimentées :

Les acteurs ont-ils déployé des modalités d’expérimentation adaptées et efficaces ? Les actions ont-elles permis de faire progresser l’organisation sur les différentes dimensions de la QVT, en fonction d’enjeux définis au sein de l’établissement ?

  • Système de délégation
  • Moyens mis à disposition pour travailler
  • Polyvalence au travail/évolution des postes
  • Répartition des tâches/du travail
  • Employabilité (VAE, certifications, formation …)

Sur cette base, les membres du Comité QVT peuvent identifier les axes de travail à privilégier :

  • Ce qui est généralisable, pour quelle(s) cible(s) et quel(s) périmètre(s)
  • Ce qui doit être perfectionné
  • Ce qu’il faut construire
  • Ce qu’il faut abandonner
 

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Les 3 fils rouges de la QVT ...

 

 

 

Les enseignements tirés de l’expérimentation

Apports :

  • Capacité à produire collectivement des connaissances sur le travail (1er état des lieux partagé dans un climat apaisé).
  • Apprentissage d’une nouvelle façon de mener le changement.

Limites :

  • Difficultés à obtenir l’engagement des élus (dont les enjeux ne sont pas forcément partagés avec le management).
  • Temps et énergie (du management) pour convaincre les agents à s’exprimer sur leur travail.

Apports :

  • Vraie dynamique collective autour des actions concrètes mises en place
  • Décloisonnement et parité d’estime entre les métiers dans le traitement des sujets

 

Limites :

  • Contraintes de l’activité conjuguées à l’absentéisme qui ont pu ralentir la démarche

 

 

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OUTIL | Grille d'évaluation de la démarche

 

Construire un plan d’actions QVT annuel et partagé

A partir des premiers enseignements obtenus, il s’agit de se projeter dans l’avenir en formalisant un plan d’actions QVT.

Son élaboration :

  • Construit et formalisé par le Comité QVT
  • Issu d’une concertation avec les agents
  • Intégré dans l’activité annuelle de l’établissement

Son contenu :

  • Composé d’actions à expérimenter
  • Intégrant les éléments de diagnostic déjà disponibles (actions identifiées mais non expérimentées par exemple) et les premiers enseignements de la démarche

Son suivi et sa diffusion :

  • Expliqué et présenté aux membres de la direction, de l’encadrement, des IRP et de l’ensemble des agents
  • Mis en œuvre, suivi et évalué par le Comité QVT
  • Avec une communication régulière sur les résultats obtenus et les avancées réalisées
 

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Les grandes lignes du plan d’action annuel

Le plan d’actions QVT a priorisé 2 actions nouvelles à expérimenter :

  • Un projet de déménagement du conservatoire dans de nouveaux locaux.
  • L’organisation des travaux au service des bâtiments et de la logistique (planification des tâches, autonomie des ouvriers…)

 

La structure a choisi de travailler sur un seul chantier (contrainte de moyen et souci de bien faire les choses) : améliorer la reconnaissance et la cohésion d’équipe par la valorisation et la découverte des métiers de chacun.


Pour ce faire, le dispositif « Vis mon travail » est expérimenté avec l’ambition de l’instituer (y compris en lien avec le nouveau processus d’intégration).

 

 

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OUTIL | Exemple de tableau de suivi du plan d'action

 

Espace discussion EDD

Consolider les espaces de discussion

Les groupes de travail ont permis de tester une forme d’espace de discussion sur le travail centrée sur l’expérimentation.  A partir de cette première expérience, il s’agit de consolider le dialogue professionnel à la fois en reproduisant des groupes de travail lors de futures expérimentations mais aussi en incluant des espaces de discussion dans le fonctionnement quotidien de la structure.

L’intégration de ces espaces dans l’organisation du travail contribue à produire des propositions d’amélioration et des décisions concrètes sur la façon de travailler. Dans ce sens, ces groupes contribueront à agir sur les deux dimensions de la démarche QVT (les actions à expérimenter et la façon de les élaborer) et permettront de valoriser l’expertise des agents.

Transférer les méthodes

L’objectif est de s’appuyer sur les apprentissages réalisés pour transférer plus largement les méthodes et outils aux agents. En particulier aux managers, qui vont progressivement entrer dans le périmètre de la démarche QVT.

Le transfert peut notamment concerner les éléments suivants :

  • L’évaluation déployée lors des expérimentations
  • Les grandes lignes d’une démarche QVT
  • La conduite du changement
  • Les résultats obtenus à l’issue des expérimentations
  • Les méthodes participatives
  • Le pilotage de la démarche QVT
  • La communication relative à la démarche QVT

Le transfert peut prendre plusieurs formes :

  • La formation interne
  • L’outillage et les méthodes empruntés (notamment à l’ANACT), ajustés si besoin, ou encore créés par les acteurs (guide simple et concret sur l’évaluation avec quelques fiches outils ; fiche pour communiquer sur une expérimentation ; …  )
  • Le partage d’expériences et d’enseignements
  • Une approche mixte (combinant ces différentes formes).

Définir les modalités de suivi des améliorations en cours

Traditionnellement, à ce stade de la démarche QVT, les parties prenantes se posent un certain nombre de questions : les projets engagés sont-ils générateurs d’une meilleure qualité de vie au travail pour les agents ? Débouchent-t-ils sur une meilleure qualité de service pour les usagers/bénéficiaires ? Sont-ils menés de manière participative ?

Pour y répondre, il est important de suivre quelques indicateurs. Soit des indicateurs utilisés lors de l’étape de diagnostic, soit de nouveaux indicateurs identifiés au fil de la démarche. Il va donc s’agir de construire un tableau de bord QVT utilisant les indicateurs jugés collectivement pertinents par les membres du Comité QVT.  Des indicateurs qui vont constituer une aide à la décision pour la suite : maintien, ajustement ou arrêt d’actions ou de la démarche, identification de nouveaux besoins.

Les grandes catégories d’indicateurs pour mesurer l’effectivité et la pertinence du dispositif QVT :

  • Les effets de la démarche sur la qualité de vie au travail perçue par les agents
  • Les effets de la démarche sur le fonctionnement de la structure
  • Les effets de la démarche sur la qualité du service rendu

Les principaux critères d’évaluation d’une démarche :

  • Efficacité : résultats et impacts conformes aux objectifs qu’on s’était fixés
  • Efficience : ressources utilisées au regard des résultats obtenus
  • Pertinence : objectifs des actions qui répondent aux enjeux qu’on avait identifiés
  • Utilité : résultats, impacts utiles aux enjeux
  • Cohérence : des ressources avec les objectifs, des objectifs entre eux

Pour chacun de ces critères, on ira chercher un ou deux indicateurs - pas forcément uniquement quantitatifs – et se demander : qu’est-ce qui me fait dire que telle action QVT a réussi ?

Différentes modalités de recueil peuvent être choisies. Ainsi, les critères et indicateurs pourront être alimentés par les groupes de travail lors d’expérimentations ou par les agents dans les Espaces de discussion mis en place. Dans certains cas, des observations ou des enquêtes spécifiques par questionnaire pourront être déployées. Il convient de préciser ces modalités (outils de recueil, fréquence…) et les acteurs impliqués dans l’évaluation le plus en amont possible dans la démarche.

Attention, la production d’indicateurs n’a d’intérêt que s’il y a une véritable volonté des parties prenantes de poursuivre la démarche QVT et de saisir des sujets qui pourrait ainsi émerger.

 

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Les 3 fils rouges de la QVT ...

 

 

Les principaux indicateurs de suivi

Problématique d’usure :

  • Suivi plus fin de l’absentéisme : nombre d’absences pour raison de santé, nombre de journées d’absence en lien avec les accidents de travail et les maladies professionnelles.
  • Effets sur la santé : Suivi des douleurs déclarées à la médecine de prévention

Compétences : niveau d’accès à la formation des Cat. C.

Indicateurs relatifs à la qualité du service et de la prise en charge : appréciations résidents et familles, avis du CVS …


Indicateurs RH / formation : turn-over, proportion de nouveaux arrivants encadrés, appréciation de la qualité de l’intégration (questionnaire croisé fin de tutorat).

 

 

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OUTIL | le guide Anact « 10 questions sur les indicateurs de santé et qualité de vie au travail »

 

Enfin, lorsque les conditions le permettent, il peut être opportun de créer un baromètre QVT, voire un observatoire de la QVT.

 

ETAPE DE LA PERENNISATION : LES CONDITIONS DE RÉUSSITE

Donner du sens à la démarche

La pérennisation de la démarche est d’abord liée à la question du sens de cette démarche pour les agents. S’ils ne constatent pas d’amélioration dans leur quotidien de travail, si la qualité de service ne progresse pas, si le fonctionnement de l’établissement ne s’améliore pas, alors la démarche périclitera.

Maintenir le pilotage de la démarche QVT

L’expérience montre que la non-pérennisation de la démarche QVT est souvent liée à la dilution de son instance de pilotage. Or, en cas de carence de cette instance, il devient difficile de valoriser le travail réalisé, d’identifier de nouvelles actions QVT ou encore de diffuser la démarche et les bonnes pratiques auprès d’agents non impliqués jusque-là.

L’une des façons de maintenir la dynamique de pilotage peut consister à un renouveler une partie de ses membres. Ou encore, à alléger le rythme des réunions. L’élaboration d’un plan d’actions annuel peut également aider les membres de ce Comité à structurer et guider l’action.

[Lire aussi : Surmonter la difficulté à maintenir le pilotage de la démarche]

Faire évoluer le dispositif au long de la démarche

Les outils et les méthodes de la démarche peuvent se transformer progressivement à mesure que les acteurs se professionnalisent et que l’organisation gagne en maturité sur le sujet de la QVT.

Ainsi, le tableau ci-dessous montre les liens et évolutions possibles entre ce qui a pu être construit et mis en œuvre dès le cadrage de la QVT et ce qui peut être mis en œuvre dans la durée par la suite.

  Sensibilisation à la QVT                                  - >   Formation des encadrants et des concepteurs
  Groupes de travail                                           - >   Espaces d'expression sur le travail
  Instance de pilotage paritaire                           - >   Observatoire QVT
  Gestion technique des projets                         - >   Guide QVT des projets techniques
  Animation des groupes de travail                    - >   Guide d'animation de formation d'animateurs
  Questionnaire QVT                                          - >   Baromètre QVT
  Conception de grilles d'analyse des données  - >   Suivi régulier de bases de données sociales
  Accord de méthode                                          - >   Revue des projets selon une méthode validée

Ressources vidéo

Les « espaces d’expression sur le travail » au sein du Groupe La Poste. Quels effets ?

Interviewé à l'occasion de la 12e Semaine pour la qualité de vie au travail, Gérard Bellengier, dire...

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