Se faire accompagner sur la QVCT

Lorsque les ressources internes ne peuvent pas être mobilisées sur un nouveau projet, lorsque la structure ne dispose pas des compétences nécessaires au pilotage de la démarche, ou encore lorsque qu’un contexte social complexe rend particulièrement utile la présence d’un tiers-intervenant, le recours à un cabinet conseil s’impose.

La méthodologie ici présentée aidera, en concertation avec les représentants du personnel ou dans le cadre d’un accord de méthode si tel est le cas, à définir les besoins d’accompagnement, choisir un consultant et encadrer sa mission. Quelques points d’attention sur la dimension contractuelle sont également proposés, qui devront absolument être précisés avec l’aide du service Achat ou Marchés de la structure.

1 – Évaluer et situer le besoin d’accompagnement

Avant de faire appel à un conseil externe, il importe de bien évaluer le besoin d’accompagnement sur la démarche, étape par étape : certaines seront peut-être réalisables de façon autonome, en s’appuyant sur l’expertise interne, alors que d’autres appelleront le renfort d’un conseil externe. Mais chaque étape donnera lieu à la production de livrables qui doivent être identifiés.

Pour nourrir cette réflexion sur le besoin d’accompagnement et les livrables attendus, voici quelques contributions habituelles, identifiées en s’appuyant sur l’expérience de nombreuses structures publiques ou privées. Par exemple en ce qui concerne la 1ère étape :

Il en va de même pour les étapes suivantes (diagnostic, expérimentation et pérennisation), avec des contributions possibles pour un tiers-intervenant recencées dans le guide ReflexQVT.

OUTIL | Tableau apports consultant (page 3 Guide ReflexQVT- inscription préalable sur Reflex)

2 - Sélectionner le consultant

Une fois le besoin d’accompagnement confirmé et situé, la sélection du consultant se déroule en trois étapes : expression du besoin et publicité, puis analyse les offres, et enfin définition d’une feuille de route avec le prestataire retenu. Pour le bon déroulement de la démarche, il est recommandé d’associer les représentants du personnel à cette sélection.

A. Exprimer son besoin et le rendre public

A partir du travail de recensement réalisé en amont, il s’agit maintenant de structurer et formaliser la demande le plus précisément possible. L’objectif est d’obtenir de la part des consultants la réponse la mieux adaptée. Or l’expérience montre que la qualité de l’offre de conseil dépend pour partie de la qualité de la formulation de la demande…

Pour une plus grande clarté, le cahier des charges - ou cahier des clauses techniques particulières (CCTP) dans un contexte public - pourra être structuré en 4 grandes sections :

• Présenter la structure et le contexte de la demande
• Formuler la demande
• Définir l’expérience souhaitée de l’intervenant
• Exiger la clarté et la précision de l’offre
• Lister les livrables à produire

Outre le CCTP, les marchés publics requièrent la production d’un ensemble de documents pour toute consultation : CCAP, Règlement de consultation et Bordereau de prix.

 OUTIL | Une grille pour préparer le CCTP (page 6 Guide ReflexQVT- inscription préalable sur Reflex)

OUTIL | Un exemple de cahier des charges [à venir]

OUTIL | Un exemple de CCTP [à venir]  

L’objectif est également de disposer de plusieurs propositions commerciales. Ceci afin de pouvoir comparer, négocier - si la procédure de mise en concurrence le permet -, et enfin choisir le bon partenaire. A nouveau, le code de la commande publique fixe le cadre en s’appuyant sur quelques grands principes : liberté d'accès à la commande, égalité de traitement des candidats, transparence des procédures.

La passation d'un marché public est ensuite soumise à des règles de procédure et à des règles de publicité. D'une part, l'acheteur public doit se conformer à une procédure, déterminée en fonction de la valeur de l'achat et de son objet (travaux, fournitures, services). D'autre part, et pour garantir une concurrence satisfaisante, l'acheteur doit appliquer des règles de publicité qui varient, elles aussi, en fonction de l'acheteur (collectivité, État, etc.), de la valeur du marché et de l'objet de l'achat.

Selon le type de marché, les délais de passation peuvent être évalués entre 5 et 11 semaines.

 OUTIL | Déterminez la procédure et publicité pour votre marché

OUTIL | Comprendre les seuils pour votre marché avec le site « service-public »

OUTIL | Comprendre les seuils pour votre marché avec le site du BOAMP

Le but recherché étant de disposer au final de plusieurs propositions d'intervention, la plateforme ReflexQVT mise en œuvre par l’Anact pourra être mobilisée pour identifier et localiser des consultants qualifiés dans un périmètre donné. Ces consultants, comme ceux éventuellement déjà connus de la structure, pourront être renvoyés vers les documents du marché, quel que soit le moyen de publicité retenu.

OUTIL | La plateforme reflexQVT pour trouver le bon consultant

B. Analyser les offres / propositions commerciales

Une fois les offres reçues, une grille d’analyse des propositions permet de comparer les réponses. Cette grille peut être organisée en quatre grands points, qui sont à apprécier, compléter ou aménager, en fonction des attentes, de la demande initiale et des critères de sélection des offres annoncés dans le cadre du marché.

OUTIL | Une grille d’analyse des propositions

OUTIL | Un modèle de grille de comparaison des offres (pages 8 et 9 Guide ReflexQVT)

La grille peut également être un support pour guider l’entretien à organiser pour chacun des possibles prestataires. Dans le cadre d’une prestation de conseil, il est en effet recommandé de rencontrer les candidats. Ces entretiens sont menés par le groupe projet (ou Comité de pilotage de la démarche QVCT).

En questionnant chaque consultant sur son parcours, sa connaissance du dialogue social, sa posture et son apport, en l’interrogeant sur ses méthodes d’intervention et sur tous les points à expliciter, vous serez mieux à même d’évaluer sur des critères précis les différentes offres.

Là encore, le code de la commande publique définit un cadre bien précis. Dénommé « audition » et plutôt réservé aux marchés en procédure adapté (MAPA), ce type de rencontre doit avoir été prévue dans le règlement de la consultation. Un autre temps de négociation peut être organisé, afin d’ajuster et compléter une offre, mais cela doit être anticipé car les marchés publics rendent difficiles les ajustements ultérieurs.

C. Valider une feuille de route proposée par le consultant

Au sortir de ce temps d’échange, une « feuille de route » ou contrat d’engagement du consultant est établie. Elle servira de cadre de référence tout au long de son intervention. Cette feuille de route démarre avec l’étape de cadrage de la démarche QVCT, ou avec une étape ultérieure si le cadrage a déjà été réalisé

OUTIL | Feuille de route pour la première étape charges (page 10 du guide ReflexQVT- inscription préalable)

A l’issue de la procédure de choix, un rapport d’évaluation des offres doit être produit, qui retrace la procédure suivie, l’analyse qualitative et financière de chaque offre, la motivation de l’offre retenue et des offres non retenues, au regard des critères de sélection retenus par l’acheteur.

OUTIL |Exemple de rapport d’évaluation [à venir]

Une fois le consultant sélectionné et la commande passée, la prestation peut commencer. Pour chacune des étapes de la démarche, des points clé à aborder, de même que les apports du consultant, peuvent être identifiés.

Il s’agir alors de décliner opérationnellement et plus précisément ce que l’on avait envisagé avec le consultant. Par exemple en ce qui concerne l’étape 1, celle du cadrage :

Les apports type du consultant pour les étapes 2, 3 et 4 peuvent également être identifiés et sont listé dans le Guide ReflexQVT

OUTIL | Tableaux des apports pour étapes 2, 3 et 4 (pages 11 à 14 du guide ReflexQVT- inscription préalable)

SE FAIRE ACCOMPAGNER | LES CONDITIONS DE RÉUSSITE