Le cœur de la prévention se situe évidemment à cette étape, avec la mise en place effective de mesures visant à supprimer ou réduire les contextes générant des RPS. Mais cette prévention achoppe parfois sur des plans d’actions construits qui n’arrivent pas à prendre effet. Des conditions doivent donc être réunies pour donner le maximum d’opérationnalité aux actions décidées.
Gérer la prévention comme un projet
Pour la mise en œuvre des actions, mieux vaut organiser la prévention dans le cadre d’une démarche projet, avec une structuration des actions et des outils de suivi adaptés. Pour chaque action, il importe ainsi de mettre en place :
- un pilote de l’action
- un calendrier prévisionnel
- des moyens adaptés pour la réalisation de l’action (moyens humains, organisationnels, financiers..)
- des indicateurs de suivi de l’action.
L’ensemble des actions doit être coordonné par le responsable du projet général de prévention, ou, lorsqu’il existe, le groupe opérationnel.
OUTIL | Un exemple de fiche action
Mettre en place des pilotes d’action
Un responsable doit être nommés pour le pilotage de chacune des actions. En fonction du planning imparti, il veillera à la mise en œuvre effective de l’action. Les moyens et délais nécessaires sont parfois à ajuster en fonctions des réalités concrètes de l'établissement ou de l'évolution des situations. Mais les éventuels décalages doivent être justifiés.
Il est également important que le temps qui est consacré à la mise en œuvre de l’action soit inclus dans le temps de travail normal des agents, afin de ne pas les mettre de fait en situation de surcharge de travail. Il importe enfin de souligner que le responsable d’action est responsable de sa mise en œuvre, et non de son effet !
Les actions les plus simples, correctives ou procédurales, requièrent souvent des moyens limités et rencontreront globalement peu de difficultés dans leur mise en œuvre. D’ailleurs, il est possible que les actions les plus simples n’attendent pas cette étape pour être mises en œuvre ; en effet, l’étape 2 du diagnostic révèle souvent des petits irritants (ex : panne du photocopieur qui engendre des tensions interpersonnelles dans un service) que les chefs de services régulent très vite (ex : réparation du photocopieur). On veillera à bien respecter le fonctionnement normal de la structure et les prérogatives de chacun.
Certaines actions, plus complexes, qui touchent aux rôles, missions, responsabilités ou encore à l’organisation du travail, peuvent requérir une méthode de mise en œuvre encore plus participatives. Il sera nécessaire parfois d’installer un groupe de travail pour définir l’action de façon précise. On pourra aussi s’engager dans une expérimentation d’un nouveau fonctionnement ou d’un nouveau processus, puis l’évaluer avant généralisation.
Organiser le suivi du plan d’actions
La mise en place de chaque action sera suivie avec quelques indicateurs simples pour vérifier son avancement, ainsi que les écarts éventuels entre la situation projetée et la réalité des actions en cours. Il s’agit de vérifier l’impact des actions et de s’assurer que ces actions ne génèrent pas d’autres problèmes.
Ce travail d’évaluation du réalisé doit permettre de mettre en place d’autres actions si besoin, ou de réajuster celles en place si elles n’apportent pas les effets escomptés.
OUTIL | Un exemple de tableau de bord des actions
Communiquer sur l'avancement du plan d’actions
Il est particulièrement important d’organiser une communication à cette étape pour l’ensemble des agents. Destinée à les tenir informés de la mise en place effective du plan de prévention, elle proposera des informations sur les différentes actions en cours. Cette communication confirmera ainsi la volonté de la direction d’agir en prévention.
ETAPE DE LA MISE EN OEUVRE : LES CONDITIONS DE REUSSITE
L’implication de la direction et de l’encadrement
L’implication de la direction est particulièrement importante à ce stade pour marquer le soutien à la démarche de prévention. Cette implication peut prendre plusieurs formes : présence de la direction dans les réunions du comité de pilotage et/ou groupe opérationnel lors du lancement du plan de prévention, appui aux encadrants pour la mise en œuvre des actions concernant leur service, communication à tous les agents, etc.
[ Lire aussi Difficulté #1 : Insuffisance de la mobilisation de la direction ]
L’implication de tous les acteurs de la prévention et de la F3SCT
Tous les acteurs impliqués dans la phase diagnostic de la démarche doivent restés mobilisés dans cette phase de mise en place des actions de prévention. Cela permet aussi de veiller à la cohérence des actions avec les conclusions du diagnostic. La F3SCT doit aussi participer au soutien de la démarche dans cette séquence de mise en oeuvre.
[ Lire aussi Difficulté #3 : Difficultés à impliquer le CHSCT ]
Des actions de prévention des RPS à conduire en tenant compte des niveaux d’actions
Il arrive souvent que des actions du plan impliquent des niveaux de mobilisation différents. Il importe ainsi de désigner les responsables d’actions en prenant bien en compte les niveaux de décision nécessaires :
- Les actions dans le champ de compétences du service peuvent être gérées directement par l’encadrement concerné ;
- Les actions transversales relevant de plusieurs services ou concernant tout l’établissement peuvent être gérées par des décisions à l’échelon de la direction de l’établissement ;
- Les actions dépassant le seul cadre de décision de l’établissement peuvent imposer un niveau d’instruction et de portage à un niveau supérieur (ex. Ministère, organisme de tutelle, …).
[ Lire aussi Etape 3 de la démarche : Elaborer le plan d'action ]
Des actions de prévention des RPS à combiner dans le temps
Pour faciliter la mise en œuvre du plan d’actions, il est utile de bien distinguer les actions réalisables « tout de suite », celles pouvant être mises en place à moyen terme et celles qui nécessitent une élaboration plus complète – souvent grâce à un groupe de travail dédié- et qui pourront s’appliquer à plus long terme. Cet échéancier des actions facilite aussi leur mise en œuvre.
[ Lire aussi Etape 3 de la démarche : Elaborer le plan d'action ]
Soutenir la dynamique dans la phase de mise en œuvre
Il n’est pas rare d’observer que la mise en œuvre effective des actions de prévention prenne plus de temps que prévu. Cela peut s’avérer problématique car la finalisation du diagnostic et du plan d’actions n’est en réalité que le début de la prévention effective des RPS au sein de la structure. La réalisation du diagnostic et du plan d’actions requière en effet souvent des acteurs un investissement conséquent. Aussi, il faut veiller au risque d’essoufflement à ce stade, une fois le plan d’actions acté. Pour les autres acteurs, la réception, la compréhension et l’acceptation des éléments de diagnostic impliquent également un temps de réflexion, voire de remise en question de certains modes de fonctionnement. Pour éviter cette difficulté, il importe de favoriser :
- L’implication en amont de l’ensemble des encadrants et des directeurs, notamment ceux qui n’ont pas participé directement à la démarche. Un passage de relais pourra ainsi plus facilement s’opérer entre les acteurs impliqués dans le diagnostic et l’élaboration du plan d’actions et les autres acteurs qui seront impliqués dans cette autre phase de mise en œuvre opérationnelle.
- La qualité de la montée en compétence des différents membres du projet est également déterminante pour soutenir la dynamique, particulièrement lorsque la structure a été appuyée par un intervenant extérieur et que la fin de sa mission arrive à cette étape.
- Un coup d’envoi peut être marqué par la direction de la structure (voire avec les élus) pour acter symboliquement le feu vert pour la mise en œuvre des actions. Il s’agit parfois d’un temps formel destiné à l’ensemble du personnel où la direction remercie officiellement pour l’investissement de chaque agent dans le projet et garantit l’effectivité de suites données au diagnostic.
[ Lire aussi Difficulté #14 : Difficultés à maintenir une dynamique de l’action ]
Etape 3 - Elaborer le plan d'action
Les instances ont été installées, puis l’étape du diagnostic réalisée. A partir des facteurs de risques identifiées, il convient maintenant d’élaborer le plan d’actions.
Etape 5 - Pérenniser la démarche
Un projet RPS relève d’une démarche d’amélioration continue. Il exige la mise en place d’un dispositif pérenne de prévention qui permette d’anticiper les risques en continu.
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