Mettre en place des espaces de discussion sur le travail

Un espace de discussion sur le travail (EDT) est un dispositif visant à favoriser l’expression des agents sur leur travail et son organisation, afin de proposer collectivement des pistes d’amélioration sur les façons de travailler. Un dispositif construit sur l’idée que les agents sont les experts de leur travail et qu’à ce titre, leurs propositions sont de nature à améliorer leur organisation de travail. L’approche collective est privilégiée de manière, notamment, à sortir des représentations individuelles et des jugements de valeur.

En pratique, les EDT sont des groupes de travail constitués pour mener des investigations et proposer des pistes d’action, afin de répondre à une problématique en échangeant autour de situations de travail.  

Ces espaces, qui organisent un dialogue professionnel, n’ont pas vocation à se substituer aux réunions de service ou aux instances représentatives du personnel. Ils peuvent en revanche alimenter leurs travaux. En outre, si la démarche consistant à recourir à un EDT peut être pérenne, l’EDT lui-même n’a qu’une durée limitée, de manière à traiter ponctuellement de sujets professionnels qui nécessitent une approche collective. Trois ou quatre réunions suffisent généralement à identifier des propositions d’amélioration.

En résumé, un espace de discussion :

2 - Pourquoi mettre en place un EDT ?

L‘espace de discussion sur le travail constitue un outil important au service d’une démarche QVCT. Il peut également être mis en place en dehors d’une telle démarche. Quel que soit le contexte, les EDT peuvent être classés en 3 grandes catégories en fonction de leur finalité :

1 - Mieux réguler l’activité́, par exemple en discutant collectivement des modalités concrètes d’adaptation ou de répartition de la charge de travail au sein d’un service, dans un contexte de développement du télétravail.

OUTIL | Fiche pratique pour mise en œuvre d’un EDT « Régulation »

OUTIL | Exemple d’EDT de type « Régulation »

2 - Analyser et résoudre des problèmes, par exemple en luttant contre les retards dans la réalisation d’un acte administratif, ou bien en adaptant les déambulations des résidents dans un Ehpad pour réduire certains risques.

 OUTIL | Fiche pratique mise en œuvre EDT « Résolution de problème“

 OUTIL | Exemple d’EDT de type « Résolution de problème"

3 - Favoriser le développement professionnel, par exemple en partageant et analysant de manière approfondie des situations de travail illustrant des compétences métiers que les agents doivent déployer (gestion d’une relation conflictuelle avec un usager, etc.).

OUTIL | Fiche pratique mise en œuvre EDT « Professionnalisation »

OUTIL | Exemple d’EDT de type « Professionnalisation »

Une démarche en concertation avec les instances représentatives

L’EDT peut être mis en place sur proposition de la direction, des instances représentatives du personnel compétentes en santé et sécurité au travail ou des agents. Quelle qu’en soit l’origine, cette mise en place fait généralement l’objet d’une concertation entre la direction et les représentants du personnel afin d’échanger sur les finalités, principes, objectifs et modalités de ces espaces.

Ces éléments sont formalisés dans une note ou lors d’une réunion de cadrage. Une information générale de la formation spécialisée sur le recours aux EDT est également souhaitable.

La définition de l'objet et du périmètre de travail de l’EDT

Les échanges doivent être centrés sur l’activité de travail réel, telle qu’elle se déroule effectivement au quotidien.

Lorsque la finalité de l’EDT consiste à analyser et résoudre des problèmes, la méthode d’analyse des situations-problèmes peut être utilement mobilisée. Une grille d’analyse d’une situation de travail est un autre outil qui peut aider au cadrage de la réflexion. Lorsque des entretiens seront réalisés, une trame de questionnement facilitera le travail de recueil des données et d'anallyse.

Par exemple, dans le cadre d’un EDT visant à améliorer le traitement réservé à des demandes d’usagers, il s’agira de comprendre comment un agent traite telle demande, d’identifier ce qui dans ce type de situation est source de difficulté (par ex. le temps limité pour traiter la demande) ou au contraire constitue une ressource (par ex. l’expertise des collègues).

OUTIL | La méthode des situations-problème

OUTIL | Grille d’analyse de situation de travail

OUTIL | Exemple de trame d'entretien

La taille et les critères de composition d’un EDT

Pour permettre à chacun de s’exprimer et laisser du temps aux échanges, un EDT doit idéalement être composé de 5 à 10 personnes. L’objectif étant de croiser différents points de vue sur la thématique choisie, il peut être fait appel à des représentants des différents métiers concernés : opérationnels (agents, encadrants) et personnes ressources (par ex. psychologue du travail, etc.). La constitution du groupe visera également, dans la mesure du possible, une diversité de profils sur l’âge, l’ancienneté, le sexe, le statut, etc.

D’autres agents peuvent être invités ponctuellement (chargé de prévention, médecin du travail, psychologue du travail, ergonome, responsable RH, responsable logistique, service social, cadre de proximité, etc.) quand ils peuvent apporter une expertise sur les sujets ou les périmètres retenus.

Il est recommandé de ne pas faire cohabiter au sein d’un EDT des personnes relevant de la même ligne hiérarchique directe, lorsque cela est possible.

La communication sur la démarche et la sollicitation des agents

Dès lors que la décision de mettre en place un EDT a été prise, il est nécessaire de communiquer sur la démarche au sein de l’organisation. La volonté d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail doit être clairement affichée par la direction dans la mesure où elle favorisera le climat de confiance nécessaire aux échanges sur le travail au sein d’un espace de discussion.

La mise en place d’un EDT repose sur le volontariat de ses membres. Les agents affectés dans les services concernés par le périmètre dont est saisi l’EDT sont informés de la démarche et invités à y participer. L’invitation reprend les éléments formalisés dans la note ou réunion de cadrage (origine de la démarche, objectifs, périmètre, thématiques, animation). Elle est essentielle afin de lever de potentiels freins ou craintes. Il est intéressant de diversifier les moyens de communication afin d’informer tous les agents de la structure. A ce titre, il est conseillé d’échanger sur la démarche lors de réunions de service. Cela permet en outre de montrer que la démarche est portée par l’encadrement et de répondre aux éventuelles questions.

OUTIL | Exemple de rédactionnel d’invitation à participer à un EDT  

Les différentes modalités d’animation possibles

L’animateur d’un EDT est garant de la méthode. Il a pour rôle de clarifier, reformuler, faire valider des propositions par le groupe afin de produire un document de référence (fiche, tableau de propositions, etc). Il existe principalement deux modalités possibles d’animation : en binôme ou seul.

L’EDT co-animé par un binôme interne à l’organisation	L’EDT animé par un animateur seul, interne à l’organisation	L’EDT animé par un intervenant extérieur
La co-animation par un binôme constitué d’un chef de projet qui porte la démarche et d’une personne ressource est à privilégier (exemple : un représentant de la fonction RH, une personne chargée de mission QVCT, un psychologue du travail). ▪  L’animation en binôme permet une complémentarité des rôles. En outre, lorsque le binôme est composé d’un manager de proximité, son binôme avec une personne ayant un profil plus technique permet de limiter d’éventuels écueils qui pourraient être liés à une démarche trop descendante de l’animateur ou au contraire trop revendicative des participants. ▪  Les membres du binôme peuvent jouer un rôle de rapporteur des travaux du groupe au sein d’autres instances (comité de direction, instances de dialogue social, etc.) dans le respect de la confidentialité des débats.	Lorsqu’il n’est pas possible de constituer un binôme d’animation, l’espace de dialogue sur le travail peut être animé par une personne mandatée par l’administration.   Il peut s’agir d’un cadre, d’un manager ou d’un expert métier). Il faudra alors veiller à ce qu’il soit en capacité de jouer un rôle de facilitateur et de prendre de la distance par rapport à son propre positionnement dans l’organisation.   Il pourra également prévoir de confier certaines tâches à des membres du groupe (prise de notes, par exemple).	L’animation d’un espace de discussion peut être confiée à un intervenant extérieur (un prestataire, une personne qualifiée d’un autre service, etc.) afin de faciliter l’expression des participants. Le recours à un intervenant extérieur est plus particulièrement recommandé dans deux circonstances : ▪  lorsque l’organisation n’a pas encore eu l’expérience de l’animation de ce type de groupe de travail. L’animation par un intervenant extérieur peut alors constituer une première étape, transitoire, pour permettre au groupe de devenir autonome dans la méthodologie ; ▪  lorsque les conditions, notamment relationnelles, ne sont pas réunies pour que les personnes soient en capacité d’échanger de manière fructueuse.

Quelle que soit la configuration retenue, les animateurs d’espace de discussion doivent être formés à une méthodologie d’animation. Des formations existent en la matière, dont celles proposées par l’Anact.

OUTIL | la formation Anact « Mettre en place des EDT »  

OUTIL | la formation Anact « Animer les EDT»  

Une fois les enjeux appréhendés et les grands principes intégrés, un test rapide peut permettre de vérifier que l'administration ou l'établissement est en capacité de passer à l'action.

OUTIL | le test « Et maintenant, êtes-vous prêt ? »  

Une fois le principe de la mise en place des espaces de discussion sur le travail acté et validé, voyons comment
organiser le déroulement type et l'animation d'un EDT.