Le déroulement d'un EDT

Quel que soit l’objectif visé, le déroulement d’un EDT comporte quatre étapes :

• Définition des règles de fonctionnement, constats et premiers échanges
• Analyse des situations et ébauche de propositions
• Elaboration et formalisation des propositions
• Restitution des propositions

Trois ou quatre réunions suffisent généralement à la mise en œuvre des quatre étapes. Une réunion supplémentaire peut être organisée environ six mois après le lancement des opérations issues de l’EDT pour faire le suivi et le bilan des actions décidées avec la direction.
 

La direction formalise ses attentes lors d’une réunion de cadrage qui fixe les objectifs de l’EDT et les attendus (axes d’amélioration, par exemple), les critères de composition du ou des groupes, les points d’étape ainsi que les modalités de restitution des travaux et du bilan de la démarche. Le compte rendu de cette réunion constitue le cadre de l’EDT.

Ce cadrage peut également attirer l’attention sur les freins éventuels à cette démarche. Par exemple, lorsqu’il y a des tensions importantes au sein d’un service, lorsque des équipes ont été mobilisées pour contribuer à un projet de service sans avoir obtenu de retour sur leur participation, etc.

Présenter le cadre :

sur la base de la note de cadrage, l’animateur de l’EDT présente les objectifs, les principes et conditions de réussite ainsi que la méthodologie. Dans ce temps de lancement, il doit favoriser l’expression de toutes les questions que les participants souhaiteraient poser sur le cadre de travail.

Définir les règles de travail du groupe :

•    Respect des propos d’autrui, absence de jugement ;
•    Équité dans les temps de parole et la valeur des propos ;
•    Confidentialité́ des échanges (engagement de ne pas parler à l’extérieur de ce qui se dit dans le groupe avant la fin des séances et la restitution, anonymat des propos consignés) ;
•    Engagement de participation sur la durée du cycle de réunions.

Définir les modalités d’organisation et de fonctionnement : calendrier des séances, priorisation des sujets, modalités de prise de notes, attribution de rôles complémentaires, etc.).

Partant du cadrage établi par la direction à la suite de la concertation avec les représentants des personnels, le groupe se dote, dès le départ, de règles et de modalités de fonctionnement (nombre et fréquence des réunions, lieu de la réunion, modalités de prise de notes, de validation, de diffusion des compte rendus et de conservation des échanges, répartition des rôles, etc.). Il est important que ces modalités ne soient pas imposées par la direction, mais co-construites par le groupe, afin de garantir sa part d’autonomie et de responsabilité dans la démarche, indispensables à la qualité des travaux du groupe. En outre, le groupe peut proposer, si nécessaire, des aménagements au cadre général formalisé dans lors du cadrage (ex. : utilité de certaines investigations complémentaires, ajustement du calendrier).

Le groupe se réunit régulièrement, de préférence pour un nombre de séances limité et défini au départ en adéquation avec l’objectif à atteindre (résoudre un problème, se professionnaliser, etc). En effet, s’engager dans une démarche d’EDT sans date de fin comporte un risque d’essoufflement.

Le groupe formalise ses échanges, analyses et propositions selon les modalités qui auront été préalablement définies (compte rendu, mise en œuvre concrètes des solutions adoptées, etc).

Préparer les séances suivantes : Lors de la séance de lancement, le groupe prépare les séances suivantes. Pour cela, il doit identifier les informations utiles et accessibles à rassembler et prévoir l’organisation de ce recueil d’informations.

Pour réaliser cette étape, il est recommandé de travailler sur quelques situations problématiques récurrentes afin d’amorcer un changement dans le fonctionnement de la structure.

Le groupe organisera sa réflexion selon la finalité de l’EDT, afin d’élaborer une analyse des situations de travail en jeu.  

D’un point de vue méthodologique, trop souvent, cette étape de diagnostic consiste à compiler des chiffres, des documents, des points de vue. C’est une étape à laquelle il faut prévoir de consacrer un temps conséquent car elle va servir à mettre en lumière les points sur lesquels il faudra agir. En effet, c’est le moment où l’EDT va susciter des propositions d’amélioration et à créer les conditions pour que les instances de consultation et de décision se saisissent de ces propositions.

Aussi est-il recommandé de travailler sur quelques thématiques retenues par le groupe en fonction de l’objectif poursuivi par l’EDT, qu’il s’agisse de se réguler collectivement, de résoudre des problèmes ou de développer des pratiques professionnelles.

OUTIL | La méthode des situations-problème

OUTIL | Grille d’analyse de situation de travail

OUTIL | Exemple de trame d'entretien

L'animateur doit veiller à aider le groupe à proposer des actions concrètes d’amélioration, qui prennent en compte les besoins du service et des usagers. Il devra s’assurer que les formulations ne sont pas trop larges (par ex. « améliorer la communication »), de manière à ce que ces propositions puissent être instruites par la direction ou l’instance décisionnaire désignée (ex : CODIR, COMEX).

Si les propositions sont nombreuses, il est utile de les regrouper par catégorie et d’établir des priorités.

Le groupe peut également être amené à proposer des modalités de mise en œuvre de ses propositions :

• expérimentations,
• personnes à impliquer,
• calendrier prévisionnel,
• moyens à prévoir
• ...

Exemples de formulation de propositions :

• Définir des critères objectifs de participation aux réunions internes
• Ajuster l’organisation du travail au flux des usagers pour réduire la file d’attente (horaires et plages d’ouverture
• ...

Le groupe vise à produire des analyses et des propositions à l’attention de la direction, il est donc nécessaire de prévoir un temps de présentation à la direction des travaux de l’EDT, le cas échéant après une présentation à la hiérarchie intermédiaire.

De même, il est indispensable que la direction partage son analyse et les décisions qu’il est envisagé de prendre à la suite de l’EDT. Il convient d’organiser ce retour à une date assez proche de celle de la restitution afin de maintenir la dynamique et de ne pas démobiliser les participants lorsqu’ils sont parties prenantes dans la mise en œuvre des actions décidées à la suite de l’EDT.

Un bilan de la démarche peut être présenté aux instances de dialogue social lorsque les résultats produits ont une portée collective et structurante.

La communication des travaux menés dans le cadre des EDT devra être réalisée afin de valoriser les apports et avancées mises en place. Des témoignages d’agents ayant participé aux travaux peuvent également concourir à promouvoir ce dispositif auprès des autres agents.