Se faire accompagner par un consultant

La trame ci-dessous identifie les points essentiels pour structurer la demande. Cette demande est alors formalisée sous la forme d’un cahier des charges.

• Présentation de la structure
• Contexte de la demande
  Il s’agit ici de donner au consultant un maximum de repères afin qu’il puisse déterminer la méthode la mieux adaptée à la configuration de la structure. Cela permet en outre de faciliter les premiers contacts qui viendront préciser ces différents points : répartition géographique, historique des changements et des démarches réalisées, état actuel des relations de travail et du dialogue social, projets en cours et à venir …
• Formulation de la demande
  Formuler clairement la problématique ou le projet à l’origine de la demande va permettre au consultant de comprendre cette demande au regard de son expérience. Il lui sera alors possible de proposer un accompagnement adapté aux besoins sous-jacents à toute demande d’intervention.
• Expérience attendue du consultant
• Clarté et précision de l’offre
• Critères de choix du consultant
  Les savoir-faire et l’expérience attendus constituent un point important du processus de sélection. Dans le cas d’une démarche axée sur la prévention primaire, le consultant devra démontrer sa capacité à agir sur l’organisation du travail pour éliminer les facteurs de risques, notamment à partir de l’analyse du travail réel sous l’angle :
• • de la conception et de l’aménagement des locaux et postes de travail ;
  • de la répartition des tâches et des temps ;
  • des relations interpersonnelles internes et externes ;
  • du développement des compétences ;
  • de la formation des différents niveaux d’encadrement ;
  • de la formation des équipes en contact avec le public, etc.

OUTIL | Un exemple de cahier des charges pour prestation conseil

Une fois la mise en concurrence effectuée, il convient d’évaluer les différentes propositions commerciales réceptionnées. Une grille comparative des offres est alors utile pour cette phase d’analyse, de même que pour guider l’entretien qu’il faudra organiser avec le consultant.

Cinq principaux critères sont à apprécier, compléter ou aménager, en fonction des attentes et de la demande initiale.

• Sa présentation : présentation du consultant et de sa structure 
• Ses compétences en lien avec l’intervention, sa connaissance du dialogue social et des spécificités du versant de la fonction publique concerné 
• Son rôle et son positionnement
• Sa compréhension de la demande et sa réponse 
• Ses propositions d’intervention : méthodologie du diagnostic, méthodologie d’évaluation des risques

Pour le bon déroulement de la démarche, il est recommandé d’associer le groupe projet (lorsqu’il existe) et les représentants du personnel au choix du consultant.
 

OUTIL | Un modèle de grille de comparaison des offres

Contractualiser avec le consultant

Lorsque le prestataire est choisi, il est recommandé de formaliser avec lui un contrat précisant les engagements des deux parties, ainsi que les règles garantissant vos intérêts respectifs : définition de la mission, exécution de la prestation, modalités financières, délais et calendrier de réalisation, clause de confidentialité́, de propriété́ intellectuelle des résultats et de leur possibilité d’utilisation (publication éventuelle...).

Quelques points de méthode peuvent grandement faciliter le déroulement de la prestation et son efficacité :

• Prévoir un "budget temps" pour ce chantier : un consultant a besoin de vous, il faut lui consacrer le temps nécessaire pour répondre à ses demandes et suivre ce qu’il fait.
• Designer une personne qui lui facilitera l’accès aux informations ainsi qu'aux personnes de la structure.
• Déterminer des points d’étapes avec lui, ces jalons étant posés au préalable de manière à réserver des dates suffisamment à l’avance.
• Si la situation l’exige (une difficulté à résoudre ou une prise de décision), proposer au consultant une réunion de manière à recadrer le projet.

Quelques points de vigilance

Le maintien d’une dynamique de l’action et de mobilisation des agents est un des principaux apports reconnus aux intervenants extérieurs, avec les avantages habituels du tiers : il peut faciliter l’expression des agents et renvoyer une analyse qui « décale » les points de vue.

Néanmoins, les intervenants extérieurs n’ont pas vocation à accompagner une structure dans chacun de ses choix et actions. Ils ne peuvent pas se substituer aux acteurs internes - notamment la ligne hiérarchique - pour assurer le portage et le développement des actions de prévention.

La question de l’articulation entre ces intervenants externes et les acteurs internes se révèle donc à l’expérience essentielle, notamment en termes de transmission de savoir-faire. A ce propos, l’expérience montre que l’appuis d’acteurs « internes-externes » comme les plateformes RH (PFRH) ou centres de gestion (CDG) de la fonction publique peut être très utile.