Télétravail : comment réussir sa pérennisation dans la Fonction publique?

Pendant la période du printemps 2020, marquée par la crise liée au covid-19 et la période de confinement, le télétravail a été utilisé massivement dans le secteur public pour permettre la continuité des activités. Les services publics ont alors déployé une organisation du travail à distance se différenciant du télétravail au sens strict, car relevant d’une décision imposée et sans alternance avec le travail sur site. Une adaptation encadrée par le décret du 5 mai 2020, qui précise les conditions et modalités de mise en œuvre de l’activité.

Une fois la phase de déconfinement et la période des congés passées, et alors que la crise sanitaire se prolonge, les structures publiques vont devoir une nouvelle fois s’adapter. L’enjeu de cette rentrée va consister à passer du télétravail permanent et confiné au télétravail comme une des modalités d’organisation du travail, articulée au travail en présentiel.

Du travail confiné au télétravail comme mode régulier d’organisation

Pour réussir cette nouvelle étape, s’appuyer sur l’expérience et les compétences acquises lors de la période de confinement constitue un bon point de départ. Il s’agit ensuite d’identifier les points qui nécessitent des évolutions ou des ajustements, avec pour objectif de mettre en œuvre une organisation du travail qui articule deux modalités essentielles : le télétravail et le travail sur site.

L’enjeu est alors de considérer le télétravail comme une modalité principale et non pas secondaire d’organisation du travail. De passer d’une approche orientée « politique sociale » à une approche « organisationnelle ».

Pour réussir cette transition, plusieurs axes sont à travailler qui touchent à des sujets aussi divers que la nature de l’activité, les locaux, l’équipement numérique, le management, le collectif, ou encore la prévention des risques.

1/ Statuer sur les grands équilibres en termes d’activités et d’effectifs

Mettre en place une nouvelle organisation intégrant de manière pérenne une part de l’activité télétravaillée nécessite de définir les grands équilibres de « production », à partir desquels l’organisation du travail pourra se construire. Des équilibres qui concernent les différents types d’activité et les effectifs au sein de chaque entité.

Les activités techniquement télétravaillables représentent souvent une grande partie des activités d’une entité administrative. Et la période du confinement a permis d’expérimenter la réalisation de nouvelles activités en télétravail, tout en accélérant la dématérialisation d’un certain nombre de processus, notamment de la relation usager.

Par ailleurs, il s’agira de définir, dans le respect de la réglementation, l’effectif minimum nécessaire au sein d’une entité et / ou le nombre de jours télétravaillables maximum par agent. Par exemple, un établissement, une collectivité pourra décider que le nombre de jours télétravaillables est de 3 jours maximum par semaine (maximum prévu par le décret), en excluant les lundis et mercredis, afin de permettre le maintien d’une continuité et d’une efficacité collective.

Autre exemple, un service pourra envisager une rotation des agents sur un poste d’accueil, afin de permettre à l’ensemble des personnes de l’équipe de télétravailler au moins une journée par semaine.

2/ Revoir et mettre en débat la stratégie d’occupation des espaces de travail

Le confinement a été l’occasion pour certains employeurs d’amorcer une réflexion prospective sur le devenir des lieux de travail. Ne faut-il pas envisager de réduire les surfaces, puisque le développement du télétravail réduit la proportion d’agents présents sur site. Ou encore, que vont devenir les espaces ouverts ?

Bien entendu, ces questions engagent des stratégies immobilières à un autre niveau et dans une autre temporalité que le management au quotidien. En tout état de cause, il importe de conserver la possibilité de mettre ce sujet à l’agenda stratégique et social.

3/ Adapter l’environnement matériel et numérique des télétravailleurs

Le manque d’anticipation face à une crise sanitaire du type de celle rencontrée en 2020 n’a pas permis de s’assurer que tous les agents en télétravail pouvaient travailler dans de bonnes conditions. Ils sont même 1 sur 3 à considérer avoir travaillé à distance dans un environnement de travail inadapté, selon les résultats de la consultation organisée par l’Anact au printemps. Préparer la nouvelle période qui s’amorce nécessite donc de faire un bilan de la situation des agents concernés par le travail à distance en matière d’équipement.

Une solution pour instruire les besoins éventuels de mise à niveau consiste à organiser un recensement de l’état d’équipement et d’installation des agents. Pour ce faire, un binôme associant le service ou la direction des systèmes d’information, et le service prévention, peut être constitué afin d’identifier les situations nécessitant une mise à niveau prioritaire et d’organiser un suivi précis.

Il conviendra notamment de s’assurer que les agents disposent d’un espace de travail et d’un matériel adapté au télétravail : ordinateur, connexion à l’internet avec un débit suffisant. Également, de mettre à disposition de tous des outils de visioconférence, de partage et stockage de documents en ligne, ainsi que l’accès aux applications métiers depuis le domicile.

4/ Développer l’usage et l’apprentissage des outils numériques

Au-delà de la problématique de l’équipement, la période écoulée a montré à quel point le confort de travail était également lié à l’usage et à la maîtrise des outils numériques. Si la formation et la pratique permettent de développer cette maîtrise, il est tout autant nécessaire que ces usages puissent faire l’objet de discussions et d’entraide entre encadrants et agents, et directement entre agents.

5/ Préparer et manager le télétravail

En termes de management aussi, la période du confinement était exceptionnelle. Un consensus émerge cependant aujourd'hui sur le fait que les pratiques managériales vont connaître une évolution. En effet, encadrer et manager une équipe à distance nécessite une approche davantage basée sur la confiance que le contrôle.

Les managers devront particulièrement veiller à maintenir la qualité des relations de travail, l’équité au sein des équipes et une efficacité globale du travail. Or, la période qui s’ouvre se caractérisera vraisemblablement par une conjonction d’agents en télétravail et d’agents sur site. Il s’agira alors de définir et animer des temps « structurels et récurrents », dévolus au travail collectif. Par exemple, une réunion d’équipe hebdomadaire, un séminaire trimestriel, etc.

Il conviendra également de bien réguler la charge de travail en veillant dans la mesure du possible à la planifier et à l’anticiper collectivement. Également, à suivre la charge de travail individuelle et à l’ajuster en permanence et de manière collective pour s’adapter au contexte.[En savoir plus sur comment manager à distance – Lien vers article « Télétravail confiné : comment manager à distance et réguler la charge »

6/ Réguler et prévenir les risques d’atteinte à la santé

Le télétravail modifiant les équilibres individuels et collectifs en place, il peut avoir des effets sur la santé de ceux et celles qui le pratiquent. Là encore, la consultation Anact réalisée en mai auprès de 3.780 répondants du secteur public [lien] permet d’en savoir plus : 50 % des répondants se sont estimés plus fatigués qu’à l’accoutumée (avec davantage de femmes et de manageurs). Un tiers des répondants a ressenti une moindre efficacité dans son travail. Et près d’1 agent sur 5 considère avoir vécu des relations de travail dégradées par rapport à l’accoutumée.

L’évaluation des risques professionnels permet d’identifier les risques spécifiques à ce type de travail, et les moyens de prévention associés. Ainsi, les différentes enquêtes réalisées au cours de la période de confinement invitent à développer une plus grande attention vis-à-vis des situations vécues par les agents, et à renforcer les pratiques managériales de régulation de la charge de travail, d’appui à l’articulation des temps de vie, et de partage du sens au travail.

A l’occasion de la rentrée, il est donc utile de procéder à un premier bilan avec la ligne managériale et les représentants du personnel, pour évaluer l’impact du télétravail sur la santé. Ce bilan permettra de mettre à jour le Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Les ressources de [www.santetravail-fp.fr] pour agir sur le télétravail dans la FP

• Mettre en œuvre un télétravail de qualité dans la Fonction publique
• La démarche Anact pour améliorer la qualité de vie au travail